Iniciais e Cadastros É imprescindível que a empresa mantenha os controles atuais em andamento (mesmo que seja por programa anterior ou manual) desativando à medida que o Sistema seja implantado e liberado para uso. A Pro-Control não se responsabiliza por dados, relatórios ou informações anteriores. Os Treinamentos deverão ser em horários marcados e a empresa deverá reservar este horário exclusivo, livre de interrupções e outras tarefas simultâneas. - CONHECIMENTO BÁSICO - É essencial que o Usuário, que receberá o treinamento, tenha conhecimento básico de informática (Windows, Word, Internet e e-mail, ...), o treinamento será exclusivo no Sistema S2000PLUS – PRO-CONTROL.
- ACESSO AO SISTEMA - O Sistema utiliza Usuários e senhas que permitem indicar ou bloquear as rotinas de acordo com a necessidade da Empresa para cada usuário do sistema. A senha mestre é a única que terá acesso a todas as operações do sistema e após logar com este Usurário e Senha, permitirá cadastrar outros usuários. O Usuário do sistema deverá ser cadastrado em Vendedores e no cadastro de Usuários, para acesso ao Sistema.
- NÍVEL DE ACESSO – Esta rotina permite definir as permissões de acesso ao sistema, controlando cada opção disponível para acesso, mantendo a segurança no acesso as informações. Será atribuído um código para cada nível de acesso, este código deverá ser indicado no cadastro do usuário, identificando assim qual o acesso liberado. Poderá ser utilizado o mesmo nível de acesso para diversos usuários.
- VENDEDORES – Este cadastro é responsável para incluir os usuários e/ou vendedores para acesso ao sistema. Incluindo seus respectivos dados e características individuais.
- USUÁRIOS – Cadastrar o usurário e atribuir permissão de acesso para cada menu do sistema e no caso de vendedor informar o código de cadastro de vendedor.
BASE DE DADOS - FILIAL - Armazena nesta tela os dados da sua empresa Matriz ou Filiais, também é armazenado aqui as sequências de numeração de Notas Fiscais (NFCe e Nfe), podendo ter acesso para indicar a sequência inicial no momento de implantação do sistema.
- FORNECEDORES - Permite cadastrar e manter no sistema uma relação dos fornecedores de produtos ou serviços, podendo separar por grupos de tipos de fornecedores. Também são cadastrados os favorecidos que serão utilizados na rotina de contas a pagar.
Antes de iniciar o cadastro dos produtos, devemos incluir os grupos: - GRUPOS DE PRODUTOS - Permite criar uma classificação (famílias) de produtos, possibilitando assim utilizar recursos para filtrar produtos, selecionar relatórios de vendas por grupo de produtos, acompanhar a rotatividade pelos grupos de produtos, entre outros. Pode ser utilizado em 2 ou 3 níveis de subdivisão. Deve-se criar a classificação de acordo com o ramo de atividade da empresa.
- CADASTRO DE PRODUTOS - Rotina para cadastrar os produtos e serviços (matéria prima, produtos acabados, produtos de consumo, ferramentas, etc.), configurando cada produto conforme suas características comerciais e de acordo como a atividade da empresa, possibilita manter um controle de estoque (Entrada e Saídas), além de permitir a emissão de uma série de relatórios, como exemplo: tabela preço, etiquetar produtos, demonstrativo de estoque, inventário entre outros, envolvendo o acompanhamento de todo controle de estoque. Nesta rotina após cadastrar o produto deverá ser feito um balanço para informar o saldo inicial.
- CADASTRO DE CÓDIGO DE BARRAS – Rotina que permite cadastrar para os produtos seus respectivos códigos de barras do fabricante (embalagem), normalmente no formato EAN-13, podem ser cadastrados outros formatos. Ao cadastrar um produto automaticamente o código interno do produto é gerado em formato de código de barras com 13 dígitos, o qual consta nesta tabela e pode ser utilizado para emitir etiquetas com código de barras utilizando o código interno do produto.
- SALDO INICIAL – Rotina permite informar o estoque do produto de forma manual, utilizado para indicar a quantidade do respectivo produto existente antes do início da implantação do sistema, após a implantação do sistema o estoque será controlado pelas rotinas de movimentação de entrada e saídas do sistema. A utilização desta rotina não é considerada para movimentação ou atualização do estoque.
Alguns relatórios após cadastrar os produtos - RELATÓRIO DE DEMONSTRATIVO DE ESTOQUE – Este relatório demonstra a posição atual do estoque, calculando o custo de cada item e venda deste item, no final do relatório indica o custo total do estoque, no momento da emissão do relatório.
- ETIQUETAGEM DE PRODUTOS - Rotina com diversos tipos de modelos de etiquetas para etiquetagem de produtos, com código de barras, ou somente código do produto. Nesta rotina consta um recurso para criação do código de barras no formato EAN do código interno do sistema, para utilização interna pela empresa, gerando o código de barras.
- CRIAÇÃO DE TABELAS PROMOCIONAIS – Rotina para criação de tabelas de preços de produtos adicionais a tabela principal, cria outras tabelas definida pelo usuário quais produtos que faram parte desta tabela e definindo preços diferentes do preço principal que se encontra no cadastro do produto. Estas tabelas podem ser ativadas nas telas do Pré-venda, Etiquetas, Frente de loja, entre outras e permite indicar uma data de validade.
- ÍNDICE TÉCNICO DE PRODUÇÃO – Possibilita informar a composição de um determinado produto, no caso de produto que utiliza componentes/insumos para compor o produto principal (produto final), devem ser informadas as respectivas quantidades e custo de cada componente. Após criar a ficha do produto poderá ser utilizado a rotina de produzir que indica a quantidade de produto final a ser produzido analisando o estoque dos componentes, se tem quantidades suficientes para produzir, alimentando o estoque de produtos produzidos e baixando o estoque dos componentes (insumos).
Antes de iniciar o cadastro dos clientes devemos cadastrar a área de atuação e as cidades: - ÁREA DE ATUAÇÃO - Permite informar um agrupamento de clientes, ou seja, permite subdividir seu cadastro de clientes em grupos pré-definidos. Possibilitando filtrar diversos relatórios por esta classificação.
- CIDADES – Necessário cadastrar as cidades que serão utilizadas nos cadastros de clientes, localizando no cadastro geral de cidades e selecionando, armazenar principalmente o código do IBGE que é obrigatório para emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
- CLIENTES – Cadastro de clientes da empresa (pessoa física ou jurídica), com dados completos de endereço e pessoa para contato, como também ficha cadastral para avaliação de crédito, e controle de características financeiras de cada cliente como: clientes bloqueados, limites de crédito, área de atuação, etc.
APOIO / DEFINIÇÕES Os cadastros contidos nesta seção do sistema serão utilizados em várias partes do sistema, em diversas rotinas e devem ser previamente cadastros e configurados para sua posterior utilização, normalmente se cria e configura uma única vez, não sendo necessário alterações constantes. - CONDIÇÕES DE PAGAMENTO - Cadastrar e identificar as opções de pagamento/recebimentos disponíveis, com seus respectivos prazos, acréscimos ou descontos.
- ESPÉCIE DE PAGAMENTO - Identifica formas disponíveis para pagamentos/recebimentos a serem utilizados na rotina de comercial e rotinas do financeiro para a finalização de vendas, tais como dinheiro, cheque, cartão de crédito a visa, financeiro, crediário (carteira), possibilitando gerar contas a receber e controlar as operações de vendas de acordo com estas espécies.
- CFOP - Permite cadastrar Códigos Fiscais de Operações, utilizados nas rotinas de entradas de mercadorias, saídas, emissão e controle de cálculos de ICMS nas operações de nota fiscal (vendas, simples remessa, compras dentro do estado, saída para devolução, etc.). Todas as operações de entrada e saída no sistema deveram ser conforme a características definidas no CFOP.
- GRUPOS CONTÁBEIS – permite criar os grupos contábeis que serão utilizados no plano de contas, indicando as máscaras de classificação, ou seja, as quantidades de dígitos em cada grupo e divisões do plano de contas, como exemplo: conta -> 1.00.000 – créditos, conta -> 2.00.00 despesas, conta -> 3.00.000 bancos e caixas.
- PLANO DE CONTAS - Criar uma estrutura (Gerencial) de Receitas e Despesas da empresa, identificando áreas e subáreas nas quais serão utilizados os recursos financeiros da empresa, tais como receitas de vendas à vista, a prazo, outras receitas. Despesas distribuídas: despesas com pessoal, despesas administrativas, compras de fornecedores, contas caixas e bancos, etc.
- CENTRO DE CUSTO – Cria uma classificação de destinos de despesa ou receitas, possibilitando uma totalização por determinado localidade, como exemplo: 1 – fabrica, 2 – área comercial.
- ICMS POR ESTADO – Tabela que armazena as alíquotas de ICMS dos estados de origem e destinos, utilizados para emissão de notas fiscais.
- ALÍQUOTAS PIS/COFINS - Alíquotas de compras, necessários para geração do SPED para as empresas do regime ordinário/normal
- TIPO OPERAÇÃO – Permite criar configurações de cálculos de impostos nas notas fiscais, para atender cálculos específicos, que diferem das configurações padrão, contidos no cadastro de produtos e regime de tributação da respectiva empresa.
- TRANSPORTADORAS - Permite cadastrar as transportadoras responsáveis pela entrega de mercadorias para que possa ser impresso na nota fiscal. Neste cadastro também cadastra os veículos próprios da empresa utilizados para entregas e constar nas respectivas notas de vendas.
- MOTORISTAS – Cadastrar os motoristas no caso de utilizar rotina de Rotas / Entregas (Expedição), a qual é identificado o respectivo motorista e seus dados, responsável pela entrega da carga.
- ROTAS – É criado no sistema definições de localidades de origem e destinos de uma determinada rota de entrega, normalmente partindo do estabelecimento da empresa e diversos destinos, possibilitando classificar clientes e entregas conforme as rotas cadastradas, utilizados principalmente na rotina de Expedição.
- OPERADORAS – Cadastro de operadoras de créditos, utilizado para antecipação de recebíveis, utilizado na rotina de contas a receber, listando documentos destinados a uma determinada operadora de crédito, que pode ser no caso um banco, ao enviar cheques/duplicatas/boletos para descontos.
- SEGURADORAS – Cadastro de empresas de seguros, constando diversas características contratadas, utilizada principalmente no Sistema de Transportadora e Emissão de CTe.
- DEPARTAMENTOS – Cadastrar os departamentos da empresa, utilizado em diversas áreas do sistema, como cotação, pedido de compra, centro de custos, entre outros.
- GRADE DE TAMANHOS – Cadastro utilizado para criar as classificações de tamanhos de produtos, muito utilizado para o ramo de confecções, que oferece ao sistema o controle de estoque de um determinado produto subdividido em tamanhos, é aplicável a outros segmentos comerciais conforme as necessidades de controle de estoque.
- GRADE DE COR – Cadastro de cores, permite utilizar um padrão de cores para destacar grupos de itens, utilizando a visualização em tela pelas cores, em diversas rotinas pode ser aplicado, como exemplo: no grupo de produtos, ira listar os produtos na consulta/listagem com cores distintas, permitindo facilitar na identificação.
- MENSAGENS – Cadastro de mensagens padrão. Utilizados em diversas rotinas do sistema, exemplo: mensagem padrão para todos os pedidos, para ser impresso na Nota Fiscal, em um boleto.
- BANCOS – Rotina obrigatória para emissão de cobrança bancaria pelo sistema. Cadastro dos dados bancários para controle de emissão de boletos bancários, com preenchimento de campos fornecidos pelo banco com as características do seu contrato de boletos com o respectivo banco. É necessário também incluir este respectivo banco no plano de contas gerencial no grupo de disponibilidades/caixas/bancos.
- CALCULO CUSTO PRODUTOS – Rotina auxiliar que permite fazer uma simulação de preço de custo e venda de um determinado produto, indicando os impostos, taxas, comissões e lucros pretendidos, gerando um cálculo, sugerindo o preço de venda do produto.
- BALANÇA – Configurar a balanças para utilização no sistema de frente de loja.
- COLETOR DE DADOS – Configurar o coletor de dados para ser utilizado no sistema, permitindo ler o arquivo em TXT gerado pelo coletor de forma a extrair informações e importar para o cadastro de produtos, atualizando o estoque, no caso de um balanço.
- DADOS DO CONTABILISTAS – Cadastro obrigatório para utilização da rotina de envio da dados (fechamento mensal) para contabilidade, sendo informado os dados da contabilidade e e-mail para envio automático pelo sistema, a empresa deverá manter sempre atualizado estas informações.
- CONTAS DE E-MAIL – Cadastro de e-mail da empresa, que será utilizado para envio de e-mail pelo sistema, exemplo: na rotina de fechamento mensal que permite enviar diretamente para o e-mail da contabilidade. Este e-mail deve ser utilizado um e-mail de conta (provedor) pago pois permite ser utilizado no sistema, ou no caso de provedor gratuito o Gmail (por exemplo) que oferece a forma de utilização por sistemas de terceiros.
. - BACKUP’s - É fundamental que a empresa faça backups diariamente. Nos backups estarão todas as suas informações contidas no Banco de Dados (Cadastro dos Clientes, Fornecedores, Produtos, movimentos de vendas) as quais somente a vossa empresa tem e deve ser preservada, pois havendo perda destas informações não será possível serem restauradas. Estas cópias de segurança deverão ser feitas sempre no final de expediente, e preferencialmente copiar para um CD, outro HD ou Pen-drive, de forma que não fique somente no HD do Servidor.
Ativar o recurso de Backup automático pelo sistema e orientar a fazer cópia deste backup periodicamente. - MENU ACESSÓRIOS – Acessa os diversos aplicativos (programas) de apoio, disponibilizados para algumas funções, de uso esporádico.
- MENU AJUDA – Permite consultar a documentação e orientações sobre o sistema
- MENU MINHA CONTA – Acessa a área financeiro, para baixar os boletos para pagamento
- MENU MALA DIRETA – Permite cadastrar endereços de contatos diversos, organizando por grupos, e respectiva emissão de etiquetas de endereçamento
OUTROS RECURSOS Rotinas de configurações. - Parâmetros Gerais – Configurações do sistema, personalização conforme utilização da empresa, deve ser executado com orientação do setor de suporte.
- Modelos Especiais - Configurações do sistema, personalização conforme utilização da empresa, deve ser executado com orientação do setor de suporte
- Configuração Duplicata – Configuração do espaçamento e modelo de duplicata, para impressão, modelo em formulário continuo.
- Ocorrências – Permite verificar as ocorrências registradas no sistema, com seus respectivos usuários, auditar o uso de rotinas consideradas mais relevantes.
CheckList Treinamento Rotinas Iniciais e Cadastros Cliente: Data: ___/___/___ Fornecedor: Produtos- Cadastro de grupo
- Cadastro de PRODUTO
- Saldo Inicial
- Demonstrativo de Estoque
- Código de Barras
- CST / CSOSN
- ICMS
- Estoque mínimo
- Preço de custo
- Relatórios Diversos
- Outros ...
Cliente - Área de Atuação
- Cidade
- Cadastro de Clientes
Vendedores Apoio - Acesso ao sistema
- Níveis de Acesso
- Usuário
- Troca de Senha
Definições- Condições de pagamentos
- Cad. de especies
- CFOP
- Plano de contas gerenciais
- Centro de custo
- ICMS por estado
- Transportadora
- Rotas
- Cad. de operadores
- Departamento
- Grade de tamanho
- Bancos
- Contador
- Outras ....
Configurações e Parâmetros- Todas Configurações necessárias
- EXECUTAR BACKUP
- ACESSO REMOTO
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